Hoje vou falar um pouco sobre os erros.
Cada evento possui sua particularidade, desta forma não podemos ditar regras generalizadas para a organização de um evento de sucesso.
Se conseguirmos minimizar os erros comuns, a chance de sucesso no seu evento pode ser bem elevada, mas mesmo assim encontraremos defeitos e outros novos erros, e assim vamos aprendendo e encontrando outros e outros, sim, é um ciclo vicioso atuar com eventos.
Eventos podem ser ótimos para atrairmos o público e ganharmos visibilidade de modo geral, e podem ser tão grandiosos ou discretos quanto quisermos, mas nada é pior do que investirmos horas e mais horas de nosso precioso tempo para fazermos uma porcaria de evento
Vamos lá, coletei alguns erros, quem atua neste segmento, sabe do que estou falando.
1. Dar ao público o que ele precisa, não o que quer
É muito fácil identificarmos um problema e oferecermos nosso conhecimento e expertise no assunto de uma maneira que achamos mais conveniente, mas se as pessoas não tiverem o menor interesse no que estamos oferecendo, então estaremos perdendo nosso tempo, e pior, o delas também.
2. Pensar em divulgação e não em marketing
“Como posso divulgar meu evento?” – essa deveria ser sempre a pergunta primordial. Custos de divulgação podem variar muito e, sinceramente, não vão funcionar se você servir o evento “frio”. A menos que sua marca seja muito forte no mercado, você terá que construir uma relação de confiança com as pessoas para que elas desejem comparecer. Se você investir na construção dessa marca, e depois minar esses esforços oferecendo um evento “meia boca”, terá perdido em duas frentes distintas, a do evento e a da divulgação e branding.
3. Defina em primeiro lugar o local do evento
Você pode até ter um projeto pronto, patrocinado, com público definido e com chances de sucesso eminentes, mas uma pequena falha nesta hora é fundamental para seu fracasso. Analise o local, se está apto a receber a quantidade de pessoas; pesquise sobre o trânsito e acesso ao local, isso pode deixar seus participantes de fora; escolha bem o horário, pesquise se no mesmo horário não haverá outro evento de interesse do mesmo público; consulte a meteorologia, se seu evento for aberto isso pode ser um fator importante.
4. Fazer divulgação sem ter um banco de dados
Quanto maior o seu banco de dados com listas de clientes interessados, maiores as chances de um evento bem sucedido. Se você tem um mailing com 100 pessoas e quer divulgar um evento onde precisará de 7 pessoas para ficar no zero a zero, e 20 para alcançar a meta, a matemática provavelmente não vai bater. Você precisará de uma taxa de conversão de 20%, o que é praticamente impossível a não ser que você ofereça um tema muito interessante e todas essas pessoas estejam por acaso disponíveis na data agendada. Claro que o oposto também é válido… se você não tem metas de lucro com o evento, mas sim de branding, vai ser muito mais interessante convidar menos pessoas e garantir a satisfação delas, do que convidar uma multidão e deixar todos largados em um galpão.
5. Escolher as parcerias erradas
Parceiros, investidores, patrocinadores e fornecedores são a espinha dorsal do evento, e claro, uma escolha ruim em um destes parceiros pode prejudicar todo o projeto. Saber escolher não tem regra, tem percepção, experiência e principalmente pesquisa, sim pesquisa, vasculhe a trajetória de seu parceiro, colha referências e tenha certeza de que seu parceiro vai somar ao evento. No primeiro sinal contrário, não exite, ABORTE o projeto ou colha seus prejuízos financeiros e institucionais.
6. Mudar os critérios na última hora
Seu evento é em breve e algumas pessoas não estão confirmadas, então você começa a distribuir convites de qualquer forma para preencher as cadeiras. Como você acha que os convidados iniciais se sentirão? É como ser convidado para um casamento e depois descobrir que na verdade os noivos só queriam os presentes. Caso o evento seja pago, a analogia poderia ser a de uma pessoa que compra um pacote de férias de um navio e descobre que a pessoa da cabine ao lado pagou metade do preço por terem sobrado vagas.
7. Não dar continuidade ao evento
Um evento por si só não faz o negócio. Tenha sempre algo a oferecer para aquelas pessoas que realmente não puderem comparecer à data agendada, mas que tenham demonstrado um interesse genuíno na sua oferta. Ofereça no mínimo uma newsletter, para manter o contato com elas caso hajam oportunidades futuras.
8. Não retirar a documentação do evento
Lembre-se, é uma atividade comercial, precisa-se pagar impostos, requerer autorizações e informar órgãos públicos. Não existe coisa pior no evento que a visita gentil do ECAD por exemplo, ou da fiscalização da prefeitura, ou até mesmo do agente de trânsito com aquele apito terrível. Pois bem, as leis estão aí para serem cumpridas, não passe vergonha e mantenha sua pasta de documentos sempre junto a você.
9. Administrar de forma caseira as finanças
Se você está produzindo um evento, bom então não pode estar a frente da sua gestão financeira, ambos não combinam. Tenha sempre uma pessoa exclusiva para esta função. Temos uma tendência natural de não deixar ninguém mexer no "nosso" dinheiro, mas as vezes o "nosso" não existe se ele não for bem gerido. Um evento possui uma rotina financeira exaustiva desde o início do projeto ao término do mesmo, costumo dizer que trata-se de uma Multinacional de um dia só. A diferença é que erros de gestão na Multinacional são consertados no dia-a-dia e erros deste tipo em eventos são irreversíveis, pois não existe dia-a-dia após o término do projeto.
10. Comunicação precária
10-4, isso mesmo, câmbio e desligo. Se você não se comunicar eficientemente com todos os envolvidos no evento, o fracasso será o resultado deste dia. Muito produtor ainda insiste em fazer eventos com celular apenas, isso é o primeiro passo do fracasso pois não se trata de custo e sim investimento na infra de seu evento. Não esqueça de contabilizar seus principais fornecedores e parceiros na hora de alugar um sistema de comunicação eficaz.
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