O Produtor de Eventos

Produtor de eventos é o profissional que organiza, planeja, orienta e acompanha todas as fases da realização de um evento de qualquer tipo para empresas ou organizações.

Cabe a ele a responsabilidade de gerenciar todos os serviços necessários, tem como missão, transformar diretrizes em metas, cuidando para que o evento se torne de grande interesse ao público, sem perder os objetivos político-institucionais ou promocionais.

PRINCIPAIS FUNÇÕES DO PRODUTOR

PLANEJAMENTO: é uma ferramenta administrativa que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina. Sendo, portanto, o lado racional da ação. Tratando-se de um processo de deliberação abstrato e explícito que escolhe e organiza ações, antecipando os resultados esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor forma possível, alguns objetivos pré-definidos.

GESTÃO DE EQUIPE: Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa.

FORNECEDORES: É de responsabilidade dos produtores a seleção dos fornecedores, isto garantirá que o padrão desejado ao evento seja alcançado. Também é muito importante que o produtor juntamente com a equipe selecionada acompanhe os trabalhos, garantindo a execução dos serviços no tempo desejado. Lembre-se uma equipe de confiança é muito importante para que o evento não apresente “surpresas”. Os fornecedores mais comuns são; EMPRESA DE MONTAGEM, DECORAÇÃO, MATERIAIS GRÁFICOS, LIMPEZA, SEGURANÇA, BUFFET e BEBIDAS. Todos devem trabalhar em sincronia.

GESTÃO FINANCEIRA: Esta é sem dúvida uma das maiores preocupações que o Produtor deve ter com o evento. Prestar contas ao contratante/ cliente é tão importante quanto realizar o evento como foi solicitado. Um bom controle das finanças com planilhas facilitará o fechamento financeiro do evento.

Qualquer despesa deverá ser computada.

Além das duas funções citadas acima, há também as entidades patrocinadoras que são independentes do processo de execução do evento, entretanto poderá se relacionar com o público do evento. Um evento pode ser financiado pela própria entidade que o promove, caso ele não tenha recursos financeiros irá atrás de um patrocinador.

Outras atividades corriqueiras;

• desenvolvimento e planejamento do evento
• criar planos para o projeto
• quando necessário, agir de acordo com as normas cerimoniais e protocolos
• requerer a documentação necessária para a sua realização
• contratar os fornecedores
• reservar os locais e o equipamento necessário
• administrar os materiais
• organizar a montagem do evento
• supervisionar os serviços oferecidos, como iluminação, som, segurança, montagem das acomodações, dos buffets, etc
• organizar a disposição de postos médicos, policiais e do corpo de bombeiros, assim como de banheiros químicos, se necessário
• promover o marketing do evento
• acompanhar a distribuição de convites ou a venda de ingressos
• supervisionar a desmontagem e a limpeza do local do evento

Características necessárias de um produtor de eventos

Um produtor de eventos tem que ser organizado mantendo todo o desenvolvimento do projeto sob controle. Além disso, é necessário ser paciente, ter disponibilidade de horário, ser criativo e ter bons contatos, tanto de clientes, quanto de fornecedores.

Responsabilidade

Boa comunicação

Boa disposição física

Autocontrole

Atenção a detalhes

Flexibilidade

Agilidade

Concentração

Disciplina

Método

Perfeccionismo

Habilidade

Atitude

O produtor de evento é:

"Aquele que planeja, organiza e orienta a produção de um evento”