Abaixo comento algumas das principais dicas que deve utilizar na hora de realizar eventos.
Um evento não se mede pela quantidade de pessoas que dele participam, e sim pela qualidade da informação absorvida por elas. Este é o conceito para a formatação de um evento e você deverá adequá-lo ao seu objetivo.
Com a concorrência, não só definimos a melhor data para o nosso evento, como também aprendemos a criar um maior apelo para atrair nosso público-alvo. Com o erro da concorrência aprendemos a corrigir os possíveis erros que aconteceriam em nosso evento se não déssemos a devida atenção, e ainda avaliamos se o dimensionamento está adequado.
Veja quais os segredos do sucesso de cada tipo de evento.
- Evento Comercial - O business plan (plano de negócio) será o segredo para o sucesso deste evento.
- Evento Promocional - A qualidade na informação do objetivo promocional ao público e a forma como será apresentada através da interatividade serão os segredos para o sucesso deste evento.
- Evento Cerimonial - A pesquisa e o acompanhamento de um profissional especializado, bem como os detalhes formais na logística serão os segredos do sucesso deste evento.
- Evento de Confraternização - A atenção na qualidade do entretenimento e na expectativa do grupo é o segredo para o sucesso deste evento.
- Evento de Risco - O cuidado na contratação será o segredo da minimização de custos.
Na hipótese do evento ser cancelado momentos antes de sua realização, uma contratação inteligente com uma logística de reposição ou mesmo de suspensão dos serviços, sem cobrança de multa e dividindo o risco, será o sucesso deste evento.
O público-alvo é considerado uma das variáveis para a definição do porte do evento e deve estar muito bem definido, pois através dele é determinada a estratégia de todo o evento.
Pode-se concluir que no público aberto você precisa definir o público-alvo e depois mensurar o evento para determinar seu porte.
No público específico você já tem o público-alvo definido, bastando apenas mensurar o porte do evento.
E no público fiel o público-alvo já é definido, assim como o porte do evento. Todos os outros fatores serão baseados nessa informação.
Não se pode esquecer os cuidados que devem ser tomados com a questão do acesso e da Secretaria. Atenção com o acesso, pois qualquer descontrole pode gerar desestruturação de espaço e colapso na logística do evento.
Em relação à Secretaria, é imprescindível mantê-la com todas as informações. É fundamental a sua instalação no período pré-evento de forma ágil e flexível.
Veja mais algumas dicas.
Datas, Prazos e Cuidados
· Atenção a datas e prazos, é aconselhável ter um quadro informativo com a contagem regressiva para o evento, chamando a atenção de todos da equipe para prazos.
· Em eventos comercias todo cuidado é pouco, um bom gerador para prevenir falta de energia nunca será dinheiro desperdiçado.
Interatividade
·Não divulgue antecipadamente a interatividade, ela é feita para encantar, emocionar, proporcionar a fixação da mensagem do evento.
·Se a interatividade, por exemplo, for um show com um cantor famoso, não anuncie seu nome, surpreenda o participante. Exceto, é claro, se o evento for do tipo comercial.
·Assista antecipadamente apresentações da interatividade que escolheu, principalmente se não for muito conhecida.
Pesquisa de Satisfação
Na hipótese de um pesquisa de satisfação é preferível fazê-la através de correio eletrônico ou por telefone, posterior ao evento, uma vez que na saída as pessoas querem ir embora e muitas vezes estão motivadas pela interatividade.
Material do Evento
O material para o evento deve ser distribuído de acordo com a programação. O material promocional nunca deve ser entregue na entrada, pois a tendência do material é ser esquecido pelos participantes, além de incomodá-los durante o evento, salvo se esse material ele tenha que vestir ou usar, como camiseta ou boné.
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