Para se formatar um evento é necessário se Identificar o Público-alvo e o Porte do Evento.
Pois, após saber o tipo de evento que vai organizar, é preciso analisar o público-alvo para determinar o tamanho do evento. Veja os diferentes tipos de público para as mais diversas ocasiões.
- Público Aberto
É o público em geral. Você terá um universo muito grande para trabalhar. Será preciso adequá-lo às suas condições de realização do evento.
O público aberto pode ser de um bairro, estado, país, ou até mesmo internacional. Você deverá definir o público: jovem, adulto, feminino, masculino, famílias com filhos, etc.
Deverá também verificar a quantidade de pessoas possíveis de serem convidadas:
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Para evento promocional de acordo com as verbas disponíveis.
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Para evento comercial de acordo com a disponibilidade de investimento.
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Para evento cerimonial de acordo com a eficácia
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Para evento de risco de acordo com a pré-disposição do risco.
- Público Específico
É o público já definido, exclusivo para aquele evento.
Exemplo: O lançamento de um produto da indústria farmacêutica será dirigido para farmacêuticos.
Neste caso, teremos mais facilidade para determinar o porte do evento, pois o universo já é construído.
O público específico é normalmente fornecido pelo Proponente do evento, que já tem noção do seu número total.
Conseqüentemente, o porte do evento já estará praticamente dimensionado, bastando a sua avaliação para os fatores que iremos aprender, como logística, acesso, local, verba, etc.
- Público Fiel
É o público já definido e com quantidade já mensurada.
O Proponente do evento pode entregar um “mailing list” (grupo de Equipes para as mais diversas finalidades) pronto para você trabalhar. É claro que a quantidade nunca é exata, pois são muitas as variáveis de presença de um determinado tipo de público em um evento.
A escolha do local e da interatividade será feita em cima de um número pré-definido, normalmente em função de números de eventos anteriores.
Exemplo: Festa de final de ano da empresa.
Formada por grupos de pessoas e colegas de trabalho definidos, que se comunicam de forma coordenada para se encontrarem.
Depois de avaliado o público alvo compreendemos que o porte do evento será determinado para avaliarmos o tamanho do evento. O porte do evento pode ser: Pequeno, Médio, Grande ou Mega. E tem essa denominação para uma melhor classificação. O número de pessoas deve ser proporcional ao tipo de evento. Quinhentos convidados podem formar um evento médio para um tipo de evento cerimonial, grande para um evento de confraternização ou pequeno para um evento comercial.