A Secretaria do evento começa a funcionar bem antes do evento propriamente dito. Planejar o Funcionamento da Secretaria do Evento é essencial, uma vez que ela controla a parte administrativa e financeira do evento. Devemos centralizar nela todas as informações. Temos que planejar a Secretaria por períodos: antes, durante e depois do evento.
Um dos primeiros membros da equipe que deve ser contratado é o líder da Secretaria. Dentre as funções do líder podemos citar: arquivar todos os documentos e listagens referentes ao evento, iniciar as contratações ou coordená-las e tomar as providências burocráticas para o evento.
Como Promotor do evento você deve se incorporar à Secretaria e nela fixar o Fluxograma de Planejamento do Evento, tornando-se o líder inicial.
Deve-se dar uma atenção às autorizações necessárias para realização do evento e às exigidas pelos órgãos municipais, estaduais e federais, bem como as exigências de associações ligadas ao evento e de interesse da classe.
A divulgação, seja ela contratada ou não, deve estar ligada à Secretaria, que deve manter o “mailing-list” do público-alvo e todas as ações de divulgação atualizadas.
A Secretaria irá providenciar os convites e o envio deles, cuidando para verificar possíveis falhas no “mailing-list”.
A Secretaria deverá providenciar todo controle de acesso, crachás, cartões magnéticos, pulseiras etc.
A secretaria providenciará a listagem de inscrições, se houver, bem como as confirmações de participação. É preciso providenciar acessos mais fáceis de pré-inscritos. Além do acesso de convidados VIPs e autoridades, sem esquecer de artistas ou cantores. O acesso livre da imprensa, depois de identificada. É preciso providenciar o acesso aos portadores de deficiências, idosos e gestantes.
A Secretaria será responsável por todo o material do participante, tanto o que ele receberá como informativo, como o material para utilização durante o evento.
A secretaria deverá se subdividir caso o evento apresente expositores, pois eles também necessitarão de atendimento.
Um espaço para imprensa é imprescindível, dependendo do tipo de evento, pois o reforço de mídia pós-evento é fundamental, principalmente nos eventos promocionais.
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